Muchas veces, cuando dentro de una jornada laboral nos llega un mail con el aviso de una reunión pactada para determinada hora, la frase que primero se nos viene a la cabeza es «pérdida de tiempo». Este artículo enumera diferentes tips para concretar una reunión de trabajo efectiva, tales como, decidir acerca de la necesidad real de llevarla a cabo, revisar y reducir la lista de participantes, o fijar previamente los puntos centrales y objetivos de la misma, entre otros.
Escribe Dra. Gabriela Álvarez
Muchas veces hemos escuchado y repetido hasta el cansancio la famosa frase «el día debería tener más de 24 horas». En los momentos en que vivimos, el tiempo es realmente un recurso escaso. El ritmo vertiginoso que impone actualmente la forma de vida, sumado a la cantidad de tareas y estímulos que aparecen como resultado de la sociedad moderna, provocan que las 24 horas que tiene el día resulten verdaderamente insuficientes ante la cantidad de tareas que debemos desarrollar en las distintas fases de nuestro día a día, como empleados, como alumnos, como padres, abuelos, tíos, profesores, psicólogos, vida social, recreación, práctica de deportes, vida sana, alimentación saludable, entre otros miles de roles que debemos asumir a medida que trascurren los años.
Actualmente, la concepción acerca del tiempo no es la misma que años atrás. El trabajo ya no lo es todo y cobra relevancia el bienestar y la procura de una mejor calidad de vida. Dado que el tiempo no puede incrementarse, surge la necesidad de realizar una administración eficiente del mismo. Para ello, la tecnología aparece como un aliado incondicional, principalmente porque permite realizar innumerable cantidad de trámites y operaciones sin siquiera moverse de la computadora. La gente valora aquellas actividades que permitan ahorrar tiempo. El surgimiento de muchas apps que nos ayudan a organizar las tareas, y por ende el tiempo que le dedicamos a cada cosa, también resultan de gran utilidad.
Aplicada esta necesidad imperante de ahorrar tiempo en el ámbito laboral, no podemos sino mencionar lo que ya venimos indicando acerca de la ayuda que la tecnología nos brinda, lo cual nos permite realizar la misma cantidad de tareas en la mitad del tiempo que nos llevaba años atrás e incluso, como pudimos ver en la pandemia, realizar el trabajo diario sin movernos de casa, con el consiguiente tiempo que se ahorra sobre todo en la cuestión de traslados y movilidad hasta el trabajo.
No obstante ello, hay otra cuestión, motivo principal de esta nota, que resuena en todos los trabajos por igual -y fuera de ese ámbito también- y es el tema de las Reuniones. Cuando dentro de una jornada laboral nos llega un mail con el aviso de una reunión pactada para determinada hora, la frase que primero se nos viene a la cabeza es «pérdida de tiempo». Nos acostumbramos a asociar el tiempo que pasamos reunidos como tiempo que se podía aprovechar muchísimo mejor y tiempo que perdemos de realizar nuestro trabajo individual a cambio de muy poco.
Una encuesta realizada en Estados Unidos por la empresa Salary.com entre trabajadores de distintas áreas, detectó que el 47% de los entrevistados consideraban que se realizaban «demasiadas reuniones» laborales y que eso significaba la mayor pérdida de tiempo productivo.
Quejas
Pero, ¿cuáles son las principales quejas ante una reunión que consideramos una pérdida de tiempo?
La primera queja que se presenta está relacionada con la duración. Así como no podemos rendir al máximo de nuestra capacidad durante una hora seguida sin descansar, si la reunión se alarga en exceso nuestra atención o nuestra disposición no será la misma.
La segunda queja, tiene que ver con: «¿Para qué estamos acá?». Ésta hace referencia quizás a aquéllas reuniones que ya vienen programadas automáticamente, es decir, se organizan porque «hay que estar». Sin un objetivo preciso y una expectativa de lo que surgirá de la misma, difícilmente se sacará algo en claro, o se encontrarán soluciones a uno o varios problemas y, por ende, lo percibiremos como una pérdida de tiempo malgastado.
La tercera queja se relaciona con quién convoca a esa reunión, lo que esperamos de él y cómo lleva adelante la misma. Si estuviéramos en una conversación entre amigos, los temas de charla surgen naturalmente y las interacciones entre las personas se dan de manera automática. En cambio, en una reunión de trabajo esa dinámica no es productiva y puede llevar a puntos muertos o a «hablar por hablar». En toda reunión es imprescindible contar con la presencia de un organizador que modere la misma y la conduzca por los temas que se tienen que tratar para no acabar divagando.
La cuarta queja podríamos definirla como la impuntualidad. Quien organiza la reunión debe estar en la misma un tiempo antes de que ésta dé comienzo y quienes están convocados deben procurar ser puntuales para que la impuntualidad de uno no afecte a todos los demás.
En definitiva, una reunión deber ser útil para enriquecer a los participantes y, en este sentido, tendrá éxito siempre y cuando cada participante conozca el tema central de la reunión y tenga claro qué deben traer a la mesa para que nadie lo considere una pérdida de tiempo.
Tal es el grado de preocupación de las empresas por resolver el bienestar de sus empleados y realizar una adecuada administración de los tiempos personales de cada uno, que muchas han organizado diversas metodologías tendientes al ahorro del tiempo.
En el ámbito de seguros, para citar un ejemplo, Allianz España estrenó el año pasado el llamado «My Focus Day», el cual tiene como objetivo que se liberen las reuniones del día y cada empleado pueda organizar el tiempo de esas jornadas de la manera más eficiente sin estar condicionados por una agenda llena de compromisos que les permita aprovechar al máximo el tiempo individual de cada uno de sus empleados. Obviamente, este día especial se encuentra enmarcado dentro de un programa general llamado «Nuestro Momento», un modelo de trabajo híbrido que fomenta el trabajo del día a día de los diferentes equipos. El nuevo modelo establece las normas de desconexión digital, registro de jornada y trabajo a distancia, amplía las posibilidades de flexibilidad laboral y fomenta la autogestión y la confianza mutua. Este nuevo modelo de trabajo, combina trabajo en oficina y teletrabajo, para fomentar la creatividad y velar por el bienestar físico y mental de sus empleados/as.
Por todo lo expuesto, en los párrafos que siguen vamos a citar lo que creemos que son las claves para la realización de una reunión de trabajo efectiva.
Claves para una Reunion Efectiva
1. DECIDIR SI LA REUNIÓN ES REALMENTE NECESARIA.
Desde ya vale dejar aclarado que a nadie le gusta ir a una reunión de una hora que podría haber sido resuelta mediante el envío de un simple correo electrónico. Esa acción desperdicia el tiempo de todos. Por ello, previo a convocar a una reunión es necesario considerar cuidadosamente por qué se está organizando. Si su objetivo principal es tan sólo distribuir información, es aconsejable aprovechar otras herramientas de comunicación. Si se trata de reuniones que se realizan en forma periódica, ya sea semanal o mensualmente, sólo con el propósito de hacer un repaso de tareas semanales no tiene sentido llevarlas a cabo, con tan sólo enviar un correo electrónico con la información es suficiente.
Las reuniones son productivas cuando existe un intercambio de opiniones entre los participantes, diferentes puntos de vista que unidos entre sí logran el mejor resultado posible. De una reunión exitosa nos llevamos en la cabeza miles de ideas que no podemos esperar para plasmar en nuestra actividad cotidiana y que pensamos nos ayudarán a ser más eficientes en nuestra labor diaria.
2. REVISAR LA LISTA DE PARTICIPANTES Y REDUCIR LA CANTIDAD DE ASISTENTES.
Un elemento clave lo compone el hecho de asegurarse de que cada persona que está citada a la misma se beneficie de esta reunión. Por ello, resulta fundamental revisar la lista de invitados, no sólo chequeando que aquellos que deberían estar invitados lo están, sino también verificando que no estén invitadas personas que nada tienen que ver con el tema a tratar. Se trata de reducir la asistencia excesiva de personas a una reunión teniendo en cuenta quién realmente debe estar en ese encuentro y quién debe mantenerse informado, pero no formar parte.
A modo de ejemplo, la compañía Google considera que deben estar presentes no más de 10 personas. Por su parte, Amazon estableció la llamada «regla de las dos pizzas» creada con el único fin de mantener las reuniones por debajo del número de personas que se pueden alimentar con dos pizzas.
Con la llegada de la pandemia -y la no presencialidad- han sufrido un enorme auge las reuniones virtuales a través de diferentes plataformas. Pero ello también representa un nuevo desafío, acerca de cómo lograr la atención de los participantes en un ámbito totalmente ajeno a lo laboral. Resulta altamente recomendable que todos los participantes virtuales, enciendan sus cámaras, que se presenten antes de hablar, en pocas palabras, que se sientan realmente parte de la reunión. Cuando las personas sienten que pueden pasar desapercibidas, pueden caer en cierta actitud indiferente, «una tendencia humana a reducir el esfuerzo y la motivación cuando se trabaja en colectivo».
3. FIJAR LOS PUNTOS DE LA REUNION POR ADELANTADO Y EL OBJETIVO DE LA MISMA.
Si tenemos en cuenta que la regla de oro de las reuniones efectivas es «no hagas perder tiempo a la gente», para poder llevar a cabo dicha acción es menester fijar un objetivo claro y preciso de la misma. Luego de ello, fijar una agenda, escribiendo punto por punto los temas que se hablarán en la reunión. Esto también puede ser adelantado vía mail a los responsables de las diferentes áreas, con el fin de que vengan ya preparados para el tema a tratar, con preguntas por hacer e información relevante.
4. EMPEZAR Y FINALIZAR A TIEMPO. DURACIÓN.
En el mundo de los negocios, no existe nada menos profesional que quien haya convocado la reunión llegue tarde a la misma. La puntualidad habla del respeto hacia el otro, respetar la hora pactada permitirá comenzar a tiempo. No resulta conveniente atrasar el horario de inicio, en función de que lleguen los demás participantes, ello habla también de enfatizar la importancia de llegar a la hora citada, como antecedente para futuras reuniones.
En cuanto a la finalización de la misma, debe respetarse el mismo criterio que para la hora de comienzo. No alargar más la reunión de lo informado permite a los asistentes tener una previsibilidad de la duración de la misma, acomodando mentalmente sus tareas a realizar en el día que les queda libre.
En lo que hace al tiempo de duración de la reunión, no es conveniente utilizar por defecto reuniones de 60 minutos. De hecho, reducir el tiempo de duración puede aumentar el rendimiento, ya que suele trabajarse mejor bajo cierta presión. Ahorrar el valioso tiempo de los empleados es ahora la prioridad.
5. ADMINISTRAR LOS TIEMPOS. TIEMPO PARA PREGUNTAS.
El organizador de la reunión tiene como objetivo principal controlar que la misma se desarrolle de acuerdo a lo pautado, esto es, respetando los temas fijados como orden del día sin irse, en una palabra, «por las ramas». Si bien en el desarrollo pueden surgir cuestiones relacionadas con el tema principal, es conveniente tomar notas de las mismas con el fin de tratarlas en reuniones o instancias posteriores pero sin perder el hilo del tema central.
Al concluir cada tema, y con el objetivo de medir el grado de entendimiento del mismo y sumar ideas nuevas, es conveniente reservar un tiempo libre para la formulación de preguntas por parte de los asistentes, lo que les permitirá aclarar cualquier tema que no hayan comprendido con claridad. Ello lleva también a que, sabiendo que luego del tema hay un espacio de preguntas, habrá menor posibilidad de interrupciones durante el desarrollo del mismo.
6. REEVALUAR LA EFECTIVIDAD.
La efectividad de una reunión podemos definirla desde dos puntos de vista.
Si bien los resultados pueden verse y evaluarse con el cumplimiento -o no- de los objetivos propuestos en la misma a largo plazo, lo cierto es que también podemos evaluar al menos una impresión que nos quedó luego de terminada.
Desde el punto de vista del organizador, surge un motivo de reflexión acerca de si la reunión produjo los resultados esperados, si fue posible expresar y lograr la comprensión del objetivo de la misma y el compromiso de los asistentes con su logro.
Ahora bien, también resulta fundamental no sólo el punto de vista de quien la organizó sino la opinión de los asistentes. Es así que resulta aconsejable comunicarse con ellos a efectos de averiguar qué piensan, si les pareció útil la reunión, la forma en la que se llevó a cabo, las ideas que se expusieron, entre otras.
Los líderes de la reunión suelen tener una experiencia demasiado positiva en comparación con los asistentes por el sólo hecho de que son los que más hablan. Por ello, resulta fundamental analizar el comportamiento de los asistentes en busca de pistas sobre lo que no están diciendo en voz alta.
7. SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOS.
Una práctica muy aconsejable luego de una reunión tiene que ver con enviar al día siguiente a los asistentes un resumen de lo hablado en la misma, a modo de recordatorio. En este resumen es fundamental mencionar todos los temas que se discutieron, las preguntas y respuestas, y el plan de acción a seguir.
